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Assistant(e) De Gestion Senior

CDI
AYMAX Technology
Tunis
Au moins 5 ans d'expérience

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE:

Rattaché au Directeur Général, L’Assistante de Gestion aura en charge l’encadrement du pôle administratif et de l’intégralité de la partie juridique du bureau de Tunis.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Administration du personnel :

  • Elaboration des contrats de travail
  • Gestion de l’accueil et de l’intégration des nouveaux arrivants (onboarding)
  • Suivi et gestion des ressources (CRA et absences)
  • Suivi des dossiers du personnel (Arrivée, départ, MAJ registre du personnel, divers attestations, affiliation à la CNSS, classement, archivage des dossiers Rh)
  • Suivi et coordination avec l’agent assureur (assurance maladie)
  • Préparation et dépôt des demandes de visa affaire
  • Préparation et dépôt des contrats de travail des EXPATS
  • Préparation et dépôt des cartes de séjour
  • Organisation des déplacements des collaborateurs

Comptabilité et finance :

  • Gestion des Achats 
  • Préparation et envoi des bons de commandes 
  • Suivi des factures achats 
  • Recouvrement et relances
  • Suivi et mise à jour des tableaux de règlements 

 Juridique :

  • Préparation et dépôt des dossiers de soumission aux appels d’offres
  • Préparation des PV
  • Surveillance de la MAJ de tous les documents justificatifs

Services généraux : 

  • Interface avec les prestataires, sélection de fournisseurs, commandes fournitures
  • Gestion du courrier 
  • Gestion des prestataires, ménage, téléphonie/internet, flotte des mobiles des collaborateurs 
  • Gestion de la flotte automobile  
  • Réservation d’hôtel, de billets d’avion ou de train, location de véhicule pour les collaborateurs en mission suivi de la refacturation au client 

Communication interne :

  • Organisation de diners, activités sportives, team buildings, séminaire : recherche de lieu, réservation, animation et matériel à prévoir (suivre cahier des charges et budget) 
  • Demandes et infos au quotidien auprès des collaborateurs : questions sur fiche de paye, impôts, banque, sécurité sociale, fonctionnement des administrations, attestation de travail, notes de frais
  • Relance pour RDV et réunions de la direction 

Compétences techniques :

  • Maîtrise de la langue Française à l’oral et à l’écrit
  • Maîtrise de la réglementation juridique
  • Maîtrise des techniques d'accueil
  • Capacité de rédaction
  • Bonnes notions des procédures et circuits administratifs
  • Utilisation des d'outils bureautiques
  • Bonnes notions comptables et maîtrise des logiciels de gestion dédiés
  • Compétences en assistanat classique

Compétences comportementales :

  • Dotée du sens de l’organisation, de pragmatisme et d’énergie. Vous êtes autonome et engagée. ​Votre responsabilité sera de participer à assurer le bon fonctionnement général du bureau et le bien être des équipes.
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