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OFFICE MANAGER / BRAS DROIT DU COO & CO-FONDATEUR H.F

CDI - Statut Cadre - 42 K€ + 3 K€ de primes + 11 jours de RTT
Startup - Recrutement prédictif
Paris 02 (Métro Bonne Nouvelle / Sentier)
Peu importe, votre personnalité doit faire la différence

Quelques mots sur notre client : 

La mission des collaborateurs : révolutionner la façon dont les entreprises recrutent et développent leurs talents.
L'épanouissement de chacun dans le job confié est une volonté partagée par tous les membres. Pour cela, ils ont développé une plateforme qui permet aux entreprises d'évaluer le potentiel de succès de leurs candidats et de les recruter pour qui ils sont. 

La Startup recrute des personnalités, pas des CVs, et ça, chez Madircom, on adore !!

 

Infos générales :
45 personnes / 7 nationalités (de quoi préparer vos prochaines vacances)
10 recrutements prévus fin 2019
45% de croissance (clairement en hyper croissance)
Société saine, en totale auto-financement
3500 clients présents dans 30 pays

 

Côté ambiance :
- En 3 mots : Fun - Exigeante - Inspirante (si t'es sage, on te présentera le Code des Valeurs de la société).
- Vous avez droit à 1 cours de Yoga par semaine #ZenAttitude.
- Vous avez la possibilité de faire 1 jour par semaine en Home Office.
- L'Event Manager gère un comité des fêtes, ça va du petit-déjeuner à la fiesta.
 

Le job qu'on te demande de faire : Office Manager

En 1 phrase : Véritable bras droit du COO et Co-fondateur, Alexis de son petit nom, tu facilites le quotidien de tous, tu anticipes les besoins, tu vas à l'essentiel. 

1. Management opérationnel de l'équipe :
- Manager une gestionnaire ADV
- Manager une assistante financière

2. Finance / Comptabilité : 
- Suivre la banque et être l'interlocuteur de notre conseiller bancaire.
- Gérer et suivre les paiements des factures fournisseurs.
- Communiquer avec l'expert-comptable (présent deux fois par semaine) et le commissaire aux comptes.
- Utiliser le CRM Hubspot, le backoffice interne et le logiciel SAGE Ligne 100 Cloud.
- Superviser les paiements clients.

3. Gestion de la paie / RH : 
- Suivre les congés, absences et maladies.
- Gérer les bulletins de paie sur le logiciel Payfit (salaires, commissions, indemnités).
- Faire les commandes de chèques déjeuner sur Lunchr.
- Gérer le contrat de prévoyance et la mutuelle santé (nouvelles adhésions, départs).
- Gérer les dossiers RH (contrat de travail, DPAE, médecine du travail, onboarding, offboarding, etc)
- Suivre les demandes de formation en interne avec l'OPCA.
- Mettre en place le suivi/reporting des dossiers de formations interne.
- Gérer les éléments administratifs liés au DataDock.

4. Gestion des déplacements professionnels :
- Organiser et réserver des déplacements professionnels des salariés : hébergement et transport.

5. Gestion des services généraux : 
- Achats, maintenances, travaux et intendance.
- Archivage des documents (via Google Drive).
- Intendance bureau : petites réparations, clim, ménage, etc.
- Relation avec les fournisseurs et prestataires de service de l'entreprise + gérer et négocier les contrats fournisseurs.
- Gérer les commandes de matériel informatique, fournitures de bureau et autres achats pour le bien-être des salariés (cafés, eaux, snacking, etc).
- Gérer les demandes d'achats (déplacements, logiciels, matériels) et leurs paiements.
- Gérer le contrôle d'accès au bureau.

 

Le profil qu'on imagine autour de notre chouette machine à café :

Le diplôme, ce n'est pas ça qui fait la bête. De toute façon, tu vas faire un test de personnalité qu'on te communiquera.

On aime les profils au tempérament entrepreneurial, autonome, proactif, qui savent anticiper et switcher d'un sujet à l'autre en fonction des urgences et priorités.
Que l'on appelle cela, un couteau suisse, un bras droit, un nija, un binôme, ... on t'imagine avec au moins 5 à 10 ans d'expérience sur un poste similaire #oupas.

On ne cherche pas "une maman", mais une personne qui a du caractère tout en étant souple, qui est agile tout en sachant mettre en place des process, qui est avenante tout en sachant aller droit à l'essentiel. Alexis va aimer les personnes synthétiques, du genre "Une phrase, une action".

Tu es une personne à l'aise avec le digital, plutôt connectée, sans forcement être geek. Mais, une chose est sûre, l'environnement Startup te plait et te parle.
L'entreprise étant en forte croissance, ça bouge vite, ça bouge bien. Il faut donc être flexible, débrouillard et curieux. 

Tu maîtrises : Slack, la Suite Gmail, Trello, Sage Paie, les applis magiques comme PayFit, Pocket, Todoist, ...

Si tu peux avoir des notions comptables ça peut aider dans ton quotidien.

Last, but not least, tu es bilingue anglais et ton premier entretien avec Anne, se fera en grande partie en anglais (fais gaffe, elle a vécu à l'étranger, donc anglais moyen s'abstenir, on veut du fluent les amis).

 

Le process de recrutement : 

Entre le 01 août et le 10 août : 1 entretien avec Madircom + Test de personnalité
Puis, si votre style nous plait, en step 2, vous faites rapidement :
1 entretien en FR et EN avec Anne + 1 entretien avec Alexis + 1 entretien Skype avec David (l'autre fondateur).

Démarrage du job : idéalement septembre, dernier carat début octobre pour la passation avec Anne.

 

T'es motivé.e ? Vas-y dis moi pourquoi en postulant !

 

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