Assistant(e) de Gestion

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE:

Rattaché(e) au Directeur Général, l’assistant(e) de gestion aura en charge d’assister et de seconder notre équipe administrative et RH sur la gestion du bureau avec des déplacements à prévoir en France dont 80% des tâches sont liées à notre bureau Parisien.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Missions:

Administration du personnel :

• Suivi des absences (arrêt-maladie, RTT, CP), établissement de tableaux de suivi
• Saisie des éléments de paye (congés, Navigo, paniers repas),
• Distribution des fiches de paie
• Préparation des dossiers de visa et permis de travail des collaborateurs
• Suivi des dossiers d’autorisation à la DIRECCTE, MAJ du fichier new Joiners
• Gestion et suivi des RDV médecine de travail
• Gestion et suivi du PEE

Facturation et comptabilité générale :

• Suivi et validation des notes de frais et frais personnels
• Elaboration et envoi de factures au client prestataire
• Recouvrement et relances
• Surveillance de la mise à jour de tous les documents légaux de l’entreprise

Communication interne :

• Organisation de diners, activités sportives, team buildings, séminaire : recherche de lieu, réservation, animation et matériel à prévoir (suivre cahier des charges et budget transmis par la direction)
• Coordination avec les équipes administratives du bureau de Tunis (matériel informatique, mobiles collaborateurs, déplacements…)

Services Généraux :

• Interface avec les prestataires, sélection de fournisseurs, commandes fournitures, amélioration du cadre de vie
• Gestion des prestataires, ménage, téléphonie/internet, flotte des mobiles des collaborateurs
• Gestion de la flotte automobile
• Gestion du courrier

Assistanat:

• Accueil téléphonique et physique des visiteurs
• Classement et archivage des documents
• Organisation des déplacements professionnels
• Assistanat classique auprès de notre Office Manager, notre RH et notre DG

Compétences techniques :

• Maîtrise de la langue Française à l’oral et à l’écrit,
• Connaissance de l’anglais
• Maîtrise des techniques d'accueil
• Compétences en assistanat classique
• Capacité de rédaction
• Bonnes notions des procédures et circuits administratifs
• Utilisation des d'outils bureautiques

Compétences comportementales :

Dotée du sens de l’organisation, de pragmatisme et d’énergie. Vous êtes autonome et engagée. ​Votre responsabilité sera de participer à assurer le bon fonctionnement général du bureau et le bonheur des équipes.

Si vous vous reconnaissez dans cette description et que vous cherchez un rôle passionnant dans un environnement jeune & dynamique, vous savez ce qu’il vous reste à faire ! Alors ! N'attendez plus pour déposer votre candidature